Dlaczego powinieneś zacząć archiwizować pocztę outlook?

Wiele firm korzysta z oferowanego przez Microsoft środowiska do odbierania i wysyłania maili, czyli Outlooka. Jest to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi Microsoftu, które jest nieustannie rozwijane. Ostatnie aktualizacje pozwalają na szybszą komunikację między pracownikami; trwają również testy nad Outlook Spaces, która ma umożliwiać tworzenie przestrzeni wymiany informacji dla poszczególnych projektów.

Jednak niewiele osób zdaje sobie sprawę, z tego, że Outlook sam w sobie już teraz zawiera wiele opcji, które ułatwiają pracę i oszczędzają wiele czasu. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich.

Archiwizacja poczty Outlook

Jest to funkcja, która wydaje się oczywista, jednak wciąż niewiele osób z niej korzysta. Archiwizacja Outlook zwiększa przede wszystkim produktywność, gdyż zwalnia miejsce na serwerach. Zarchiwizowane wiadomości są przechowywane w innym miejscu (na dysku lub na chmurze).

Archiwizacja zapewnia również bezpieczeństwo danych. Niewidoczność starych wiadomości firmowych zapewnia ich trwałe przechowywanie oraz bezpieczeństwo informacji przedsiębiorstwa.

Przypomnienie o dołączeniu pliku

Jeśli często zapominasz o dodaniu załącznika do wiadomości, to Outlook umożliwia automatyczne przypominanie o właśnie tej czynności. Jeśli podczas pisania nowej wiadomości używasz takich słów, jak “załącznik”, “załączam” itp. i nie dodasz załącznika, to Outlook na pewno przypomni ci o dołączeniu pliku.

Ignorowanie konwersacji

Często zdarza się, że będąc na kopii wiadomości, uczestniczysz w wymianie wiadomości, która nie do końca ciebie dotyczy? Albo może chcesz się po prostu skupić na trudnym zadaniu i nie chcesz w konkretnym momencie dostawać wiadomości od uporczywych nadawców? Outlook ma na to rozwiązanie, a mianowicie ignorowanie całej konwersacji. Zamiast usuwać pojedynczo każdą wiadomość, wystarczy wybrać opcję ignorowania konwersacji — wtedy wiadomości automatycznie przeniosą się do folderu “Elementy usunięte”.

Wzmianki w wiadomości

Jest to funkcja, która przydaje się przede wszystkim, gdy wysyłamy jednego maila do wielu osób. Wzmianki przy nazwisku pozwalają również na automatyczne dodanie tej osoby do pola nadawców. Nazwisko osoby wymienionej zostaje również podkreślone, co pozwala na zwrócenie na nie uwagi. Jak zrobić wzmiankę w wiadomości Outlook? Wystarczy dodać “@” przed imieniem i nazwiskiem (które musi być oczywiście w książce adresowej).